Een zakelijke rekening openen: alles wat je moet weten als ondernemer

Ik was jarenlang ondernemer naast mijn baan in loondienst. Ik werkte vier dagen bij een baas en één dag voor mezelf voor mijn blog The Budget Life. In die tijd had ik nog geen zakelijke rekening. Alle zakelijke inkomsten kwamen ook binnen op mijn privérekening, maar ook zakelijke uitgaven deed ik van deze rekening. 

Het werd al snel onoverzichtelijk. Want als ik mijn administratie deed, was ik vaak al lang vergeten welke transactie zakelijk was en welke niet. Ik had bovendien ook geen boekhoudprogramma, waardoor het ook nog eens lastig was om te controleren of facturen wel betaald waren.

Toen ik in 2020 fulltime ging ondernemen, waren een zakelijke rekening en boekhoudpakket dan ook twee van de eerste dingen die ik regelde. Sta jij ook op het punt om te gaan zzp’en en wil je een zakelijke rekening openen? Ik vertel je waar je op moet letten.

Waarom een scheiding tussen zakelijke en privé financiën wel zo handig is

Het hebben van een overzichtelijke administratie bespaart niet alleen een hoop tijd, maar geeft ook rust. Wanneer je zakelijke en privé-uitgaven door elkaar lopen, ontstaat er snel onduidelijkheid (zoals bij mij). Bij de kwartaal- of jaarlijkse belastingaangifte moet je dan transactie voor transactie nalopen wat wel of niet bij je bedrijf hoort. Dat kost onnodig veel tijd en verhoogt bovendien de kans op fouten. Ik weet zeker dat ik heel wat zakelijke uitgaven nooit heb opgevoerd, omdat ik ze gewoonweg over het hoofd heb gezien.

Daarnaast straalt het professioneel af naar je klanten, leveranciers en samenwerkingspartners wanneer facturen, offertes en betalingen op naam van je bedrijf staan. Een betaling overmaken naar een rekening die op je bedrijf staat in plaats van een privénaam, vergroot het vertrouwen in jouw onderneming.

Waar moet je op letten bij het vergelijken en kiezen?

Wanneer je overweegt om een zakelijke rekening te openen, zul je merken dat er verschillende mogelijkheden en opties zijn. Het is verstandig om vooraf goed in kaart te brengen wat jouw onderneming nodig heeft en wat je in de toekomst verwacht nodig te hebben. 

Let op:

1. Inzicht en automatisering

Controleer altijd of de zakelijke rekening gemakkelijk kan worden gekoppeld aan je boekhoudsoftware (als je die gebruikt). 

Een automatische bankkoppeling zorgt ervoor dat bij- en afschrijvingen direct in je boekhouding worden verwerkt. Dit automatiseert het verwerken van facturen en geeft je altijd actueel inzicht in je omzet en rekeningen. Dit is voor mij misschien wel de belangrijkste automatisering geweest. Hiermee werd mijn boekhouding zoveel gemakkelijker!

2. Functionaliteiten

Toen ik een zakelijke rekening opende, wilde ik graag met het “Profit First” principe werken. Hierbij zet je een deel van je omzet op een winstrekening en bereken je ook percentages voor je kosten, belasting en btw, die je ook weer op een aparte rekening zet. Voor mij was het dus belangrijk dat ik meerdere betaalrekeningen kon aanmaken, zonder dat ik daar extra voor zou betalen.

Tegenwoordig kun je bij veel banken meerdere lopende rekeningen aanmaken (soms tot een bepaalde limiet), zonder dat je daarvoor extra betaalt. Ook kun je elke rekening vaak een aparte naam geven, wat ik zelf ideaal vind. 

3. De rechtsvorm van je bedrijf

De eisen voor een zakelijke rekening openen en de benodigde documenten kunnen verschillen per ondernemingsvorm. Het proces voor een eenmanszaak of vof is vaak heel snel en laagdrempelig, terwijl de eisen uitgebreider zijn wanneer je een zakelijke rekening voor je bv wil aanvragen. 

Bij een besloten vennootschap kunnen immers meerdere bestuurders en uiteindelijke belanghebbenden (UBO's) betrokken zijn die geverifieerd moeten worden.

4. Spaarrente

Ook niet geheel onbelangrijk: let op de spaarrente die de bank aanbiedt op zakelijke spaarrekeningen. Deze is natuurlijk variabel en kan wijzigen, maar het is goed om de spaarrentes bij verschillende banken te vergelijken. Zo krijg je wel een beetje een idee waar je moet zijn voor aantrekkelijke rentes.

5. Kosten

Tot slot: check wat een zakelijke rekening kost. De kosten voor zakelijke rekeningen kunnen per bank sterk verschillen en als je maar een paar zakelijke transacties per maand hebt en een redelijk lage omzet, gaat een dure zakelijke rekening onnodig ten koste van je winst.

Let ook goed op of er extra kosten zijn voor het openen van een spaarrekening, het aanvragen van een creditcard of het aanmaken van meerdere spaarrekeningen.

Stappenplan: hoe verloopt het aanvragen van een zakelijke rekening?

Het regelen van je zakelijke bankzaken is tegenwoordig een stuk eenvoudiger en sneller geworden dan vroeger. Waar je vroeger vaak fysiek langs moest komen op een kantoor, doorloop je het proces nu meestal volledig digitaal.

• Voorbereiding van documenten: Zorg ervoor dat je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is afgerond en dat je beschikt over een recent KvK-uittreksel en een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-kaart).
• Online formulier invullen: Vul het digitale aanvraagformulier in met de gegevens van je onderneming, de verwachte jaaromzet en de aard van je bedrijfsactiviteiten.
• Identificatie en verificatie: Tegenwoordig kun je jouw identiteit eenvoudig op afstand verifiëren via een app of een beveiligde online omgeving.
• Gebruiksklaar maken: Na goedkeuring en controle van de ingediende documenten wordt de rekening geactiveerd en kun je direct aan de slag met het versturen van je eerste zakelijke facturen.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met ING.