Een evenement organiseren is superleuk, maar kan ook flink in de papieren lopen. Of je nu een verjaardagsfeest, netwerkborrel of buurtbarbecue organiseert: met een beetje creativiteit én slimme keuzes kun je veel geld besparen. In deze blog deel ik 5 budgettips waarmee jij een geslaagd evenement organiseert, zonder je spaarrekening te plunderen.
1. Maak een slim budgetplan
Begin altijd met een overzicht van alle kosten. Denk aan:
- Locatie
- Eten en drinken
- Decoratie
- Drukwerk (zoals uitnodigingen en/of flyers)
- Entertainment
Tip: Zet bij elk onderdeel een maximaal bedrag. Zo houd je grip op je uitgaven. Gebruik bijvoorbeeld een gratis Excel-template of een app als Trello om je budget bij te houden. Noteer ook altijd een kleine post voor onvoorziene kosten, bijvoorbeeld 10% van je totale budget.
Voorbeeld:
Stel, je organiseert een borrel voor 40 personen. Je wilt maximaal €200 uitgeven. Zet dan per onderdeel een limiet, zoals €60 voor drankjes, €40 voor hapjes, €30 voor drukwerk, enzovoort. Door vooraf te plannen, kom je niet voor verrassingen te staan.
2. Kies een gratis of goedkope locatie
De locatie is vaak de grootste kostenpost. Gelukkig zijn er genoeg alternatieven:
- Organiseer het evenement thuis of in je tuin.
- Vraag bij een buurthuis of je gratis (of tegen een kleine vergoeding) mag huren.
- Kijk of je via vrienden of familie een zaaltje mag gebruiken.
- Organiseer het in het park of op het strand (let wel op eventuele vergunningen).
Extra tip: Buitenlocaties zijn vaak gratis, maar houd rekening met het weer! Zorg voor een back-up plan, zoals partytenten of een binnenlocatie bij slecht weer.
Praktijkvoorbeeld:
Voor een verjaardagsfeestje in het park hoef je alleen een vergunning aan te vragen bij de gemeente (vaak gratis of een klein bedrag), en je bespaart zo honderden euro’s aan zaalhuur.
3. Bespaar op drukwerk en uitnodigingen
Drukwerk hoeft helemaal niet duur te zijn! Bij Studentendrukwerk kun je voordelig flyers, kaarten en ander drukwerk bestellen – ook als je geen student bent.
4. Doe-het-zelf catering
Je hoeft geen dure cateraar in te huren. Met een beetje voorbereiding kun je zelf veel regelen:
- Vraag gasten om iets mee te nemen (American Party). Vraag iedereen om hun favoriete gerecht mee te nemen. Zo heb je een gevarieerd buffet zonder hoge kosten.
- Maak zelf simpele hapjes, zoals wraps, salades of stokbrood met smeersels.
- Koop drankjes in de aanbieding of bij een groothandel.
Rekenvoorbeeld:
Voor 40 personen koop je 10 flessen frisdrank (€1 per stuk) en 4 pakken sap (€1,50 per stuk). Totaal: €19. Voeg daar wat chips en stokbrood aan toe voor €15 en je bent voor €34 klaar!
5. Creatieve aankleding en entertainment
Je hoeft geen dure decoratie te kopen. Kijk wat je al in huis hebt of leen spullen van vrienden. Denk aan:
- Sfeerverlichting met kerstlampjes
- Zelfgemaakte slingers van papier of stof
- Oude vazen, potjes of flessen als vaasjes
- Tafelkleden van restjes stof
Voor entertainment kun je denken aan een quiz, karaoke of een bordspel. Ook kun je een playlist maken op Spotify, zodat je geen DJ hoeft in te huren. Vraag gasten vooraf om hun favoriete nummers door te geven, zo wordt het nog persoonlijker!
Extra tip:
Organiseer een kleine wedstrijd of bingo met een symbolisch prijsje, zoals een zelfgemaakte medaille of een reep chocolade. Het zorgt voor veel lol en kost bijna niets.
Stappenplan: zo organiseer je een budgetvriendelijk evenement
- Maak een overzicht van je wensen en stel een budget op.
- Kies een gratis of goedkope locatie.
- Regel voordelig drukwerk via Studentendrukwerk.nl.
- Maak een boodschappenlijst en/of vraag gasten om iets mee te nemen.
- Gebruik creatieve en goedkope decoratie.
- Zorg voor simpel, betaalbaar entertainment.
- Houd je uitgaven bij en evalueer na afloop wat je de volgende keer anders zou doen.
Een evenement hoeft niet duur te zijn om leuk te zijn. Met deze tips organiseer je een gezellige dag waar nog lang over nagepraat wordt – én houd je geld over voor de volgende keer!
Heb jij nog een gouden budgettip? Deel hem hieronder in de reacties! Zo helpen we elkaar om de leukste evenementen te organiseren, zonder dat het veel hoeft te kosten.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Studentendrukwerk.nl
Geen opmerkingen
Een reactie posten