Ik werk nog steeds 36 uur in loondienst als online marketeer, maar ook ben ik dit jaar volgens de Belastingdienst alweer vier jaar officieel ondernemer.
Ik besteed wekelijks de nodige uurtjes aan mijn twee ondernemingen: The Budget Life en ook mijn nieuwe bedrijf Chalked neemt inmiddels serieuze vormen aan. Het aantal samenwerkingen, offerteaanvragen en facturen stijgt en het is het vorig jaar een aantal keer voorgekomen dat ik vergat een offerte te maken of dat een factuur nooit is betaald. Zonde natuurlijk!
Inmiddels heb ik voor mezelf een handige werkwijze ontwikkeld en gebruik ik sinds een jaar een gratis tool die mij heel erg helpt om het proces van lead tot offerte en uiteindelijk betaling beter te monitoren.
Ben je ook ondernemer of zzp'er en op zoek naar een manier om je offerte- en facturatieproces efficiënter (en vooral makkelijker) in te richten? Ik deel mijn tips graag met je! En nee: dit is geen gesponsord artikel, ik ben gewoon enorm fan van deze tool en werkwijze.
Gratis CRM-tool van HubSpot
In mijn carrière als online marketeer heb ik veel verschillende tools, softwareprogramma's en Content Management Systemen van binnen gezien. Mijn favoriet of all times? Dat is en blijft HubSpot: een marketing automation tool die voornamelijk voor grotere bedrijven bedoeld is, maar heel toevallig een gratis CRM-functie heeft waar ik als zzp'er maar al te graag gebruik van maak.CRM staat voor Customer Relationship Management en de bijbehorende systemen zijn - zoals de naam al verklapt - bedoeld om relaties met (potentiële) klanten te kunnen managen.
Terwijl het totale softwarepakket vooral bedoeld is voor wat grotere bedrijven, is het CRM-systeem van HubSpot juist voor kleinere bedrijven ontwikkeld.
Functionaliteiten in HubSpot CRM
Wanneer je een gratis account hebt aangemaakt, zie je in eerste instantie alle functionaliteiten van HubSpot, maar is er een slechts een aantal functionaliteiten waar je gratis gebruik van kunt maken. Ik maak gebruik van in totaal drie van de (gratis!) functionaliteiten die voor mij voldoende zijn om mijn salesproces goed te kunnen monitoren:- Companies: Hier kun je de informatie kwijt over de (potentiële) bedrijven waar je mee werkt. Het enige wat je in hoeft te vullen, zijn de naam en de website van het bedrijf. HubSpot genereert vervolgens zelf aanvullende informatie zoals locatiegegevens, een telefoonnummer, de LinkedIn-pagina en zelfs de geschatte jaarlijkse omzet van dit bedrijf.
- Contacts: Hier verwerk je de gegevens van jouw contactpersonen die werkzaam zijn bij de (potentiële) bedrijven waar je mee samenwerkt of wil samenwerken.
- Deals: Dit is het belangrijkste onderdeel van het HubSpot CRM (tenminste, dat vind ik :-)) en vind je onder het menu-item 'Sales'. Later in dit artikel vertel ik je hoe je dit gedeelte inricht en hoe je gebruik gemaakt van Deals in HubSpot.
Hoe ziet je salesproces/klantreis eruit?
Oké, je hebt nu een tool en je weet welke onderdelen ik je aan zou raden. Maar hoe richt je vervolgens jouw salesproces in? Laat ik voorop stellen dat het salesproces (in marketingtermen ook zo mooi 'de klantreis' genoemd) er anders uitziet voor elk bedrijf. Je kunt je voorstellen dat een klant er veel minder lang over doet om een paar sokken te bestellen dan een huis te kopen.
Maar het leuke is dat ongeacht wat je verkoopt, vrijwel elk bedrijf dezelfde fasen in het salesproces heeft. Het enige verschil is dat de duur van deze fasen kan verschillen per bedrijf.*
*Kleine disclaimer, dit salesproces is voornamelijk gericht op ondernemers of zzp'ers die een dienst aanbieden aan zakelijke of particuliere klanten. Het salesproces bij het verkopen van producten werkt net iets anders.
De 8 fasen in het salesproces
De acht fasen die ik gebruik in mijn salesproces:
- Leads: dit zijn potentiële klanten die interesse hebben getoond in één (of beide!) van mijn bedrijven. Ik noteer hier ook bedrijven die ik zelf graag wil benaderen voor een opdracht.
- Afspraak ingepland: dit is een tussenfase die niet voor al mijn opdrachtgevers geldt. Voor grote opdrachten maak ik soms een afspraak met een opdrachtgever en is dit een tussenstap voordat ik een offerte uitbreng. Doorgaans benader ik een bedrijf of benadert een bedrijf mij telefonisch of per mail en dien ik direct een offerte in.
- Offerte maken: vervolgens maak ik een offerte voor een krijtbord of een bedrijf dat een samenwerking wil starten met The Budget Life.
- Offerte verstuurd: offerte verstuurd? Dan komt de potentiële klant in deze fase terecht. Zolang de klant hier blijft staan, weet ik dat ik nog geen akkoord heb op mijn offerte en dat ik de klant wellicht na moet bellen of mailen.
- Offerte akkoord: het liefst heb ik natuurlijk al mijn potentiële klanten in deze fase :-) Dat betekent dat ik aan de slag mag met de opdracht. Zolang een klant in deze fase blijft staan, betekent dit dat de opdracht nog afgerond en gefactureerd moet worden.
- Gefactureerd: de opdracht is gefactureerd aan de opdrachtgever. Als de klant na 30 dagen na het versturen van mijn factuur nog steeds in deze fase staat, betekent dit dat de klant nog niet betaald heeft. Tijd om daar even achteraan te gaan.
- Betaald: de opdracht is afgerond en betaald door de opdrachtgever.
- Niet akkoord: lukt het uiteindelijk niet om akkoord te krijgen op mijn offerte? Dan komt de potentiële klant (helaas!) in deze laatste fase.
In de Deals module van HubSpot kun je je eigen klantproces in fasen inrichten, bijvoorbeeld met de acht fasen die ik hierboven heb genoemd. Kies hiervoor de functionaliteit Board. Ga naar Actions en kies Edit deal stages om zelf een naam te geven aan elke fase.
Je kunt vervolgens ook aan elke fase een slagingspercentage meegeven. Je kunt je voorstellen dat iemand die slechts een lead is, veel minder kans heeft om uiteindelijk klant te worden, dan een bedrijf die de offerte al heeft verzonden. Het toevoegen van een slagingspercentage is pas echt van toegevoegde waarde als je hier zicht op hebt. Dat is vaak pas na een aantal maanden of een jaar.
Je kunt vervolgens ook aan elke fase een slagingspercentage meegeven. Je kunt je voorstellen dat iemand die slechts een lead is, veel minder kans heeft om uiteindelijk klant te worden, dan een bedrijf die de offerte al heeft verzonden. Het toevoegen van een slagingspercentage is pas echt van toegevoegde waarde als je hier zicht op hebt. Dat is vaak pas na een aantal maanden of een jaar.
Inmiddels weet ik bijvoorbeeld dat de offertes die ik verstuur, doorgaans een slagingspercentage van 80-85% hebben.
Deals toevoegen aan elke fase
Als je de kolommen van je salesproces definitief hebt gemaakt, is het tijd om het dashboard echt te gaan gebruiken. Door op de oranje button Create deal rechtsboven in beeld te klikken, kun je een nieuwe deal toevoegen aan je dashboard.
Hierin omschrijf je:
- Voor welk bedrijf deze opdracht is
- Welke contactpersoon hieraan gekoppeld is
- Wat de (geschatte) waarde van de opdracht in euro's is
- Wanneer je verwacht de opdracht af te ronden
Vooral het derde punt is belangrijk. Zo heb je continu inzichtelijk welk bedrag jij misschien wel kunt omzetten komende maand (fase: leads of offerte verstuurd), welk bedrag daadwerkelijk is omgezet maar nog niet is gefactureerd en het bedrag dat je hebt misgelopen doordat de offerte uiteindelijk niet akkoord is bevonden door de opdrachtgever.
Vergeet niet om via Settings de valuta naar Euro te zetten. Standaard staat HubSpot namelijk ingesteld op Dollars, het is en blijft een Amerikaanse tool :-)
Vergeet niet om via Settings de valuta naar Euro te zetten. Standaard staat HubSpot namelijk ingesteld op Dollars, het is en blijft een Amerikaanse tool :-)
Dashboard bijwerken
Zodra ik een actie voltooi in één van de fasen, werk ik mijn dashboard direct bij. Ik check het dashboard sowieso één tot twee keer per week om te kijken welke leads ik nog wil benaderen, welke offertes te lang bij een klant liggen of welke betalingen te lang op zich laten wachten.Het kost even wat tijd om het dashboard in te richten en de werkwijze je eigen te maken, maar ik kan je zowel de tool als de werkwijze enorm aanraden!
Als je nog vragen hebt, laat ze gerust achter in de comments of stuur me een berichtje via Instagram.
Bedankt voor de tip! Ik was namelijk nog zoekende naar een fijn systeem en rommelde tot nu toe wat aan in Excel. Ga dus meteen de website bekijken. Fijn dat het ook gratis is!
BeantwoordenVerwijderen